タスク管理が上手い人になるには？効率的なタスク管理の３つの方法

毎日作業に追われている…

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タスク管理が上手くできない

こんなお悩みありませんか？

タスク管理が上手くなると、作業効率も上がり生産性お爆上がりします！

今回のこの記事では、タスク管理が上手い人の特徴とタスク管理が上達するポイントを
お伝えします。

Contents

タスク管理とは
タスク管理が上手い人とは
タスク管理が上手くなるためのポイント
タスク管理スキルを上げて、生産性も上げよう！

タスク管理とは

タスク管理の「タスク」とは、自分がやるべき業務を意味する言葉です。

例えば、クライアントへの報告や提案のための資料作成、新規顧客とのアポ取り、日々の日報作成など、プロジェクトで自分が担当すべき業務がタスクです。そのタスクの進行を管理するのがタスク管理です。

自分が担当するタスクが複数ある場合は、優先順位を割り振って取り組む順番を決め、それぞれのタスクの進捗を管理し、スケジュールに沿って効率良く業務を進めていきます。

これらは、セルフマネジメントであり、自分の業務を滞りなく進めていく上で欠かせない
スキルです！

タスク管理が上手い人とは

タスク管理が上手い人は、スケジュールどおりに業務をこなし、かつクオリティ面においても高いレベルを維持し続けることができる人です。

タスク管理が上手い人の特徴はこちら

タスクを可視化している
正しく優先順位をつけている
どれくらい時間がかかるか把握している
業務の効率化ができている

タスクを可視化している

業務の可視化ツールや ToDo リストを活用して、自分がやるべきタスクを可視化し、
視覚的にタスクを把握しやすい状態にしています。

タスクを可視化することで、やらなければならないタスクの漏れなども防ぐことが可能。

タスクを可視化すると、「今、自分が何をすべきか」「次に何をすべきか」「明日は何をすべきか」といったことが見えやすくなるため、焦ることなく、余裕を持って仕事に取り組むことができます。

正しく優先順位をつけている

タスクの優先順位が正しくつけられれば、どのタスクから着手すべきかを明確にすることができるため、常にゴールを見据えて業務に取り組むことができます。

また、タスクの優先順位を正しくつけることで緊急度の高いタスクを見極めやすくなります。目の前にあるタスクをひとつずつこなしていくのではなく、納期やタスクの重要度なども考慮して業務をこなすことができるのです。

どれくらい時間がかかるか把握している

タスク管理が上手い人は、担当するタスクを終えるためにどれだけの時間や工数が必要かといった、タスクのボリュームを把握しています。

例えば、過去の経験から判断し、そのタスクをこなすため必要な時間を認識したうえで
仕事に取り組むことができます。

タスクそれぞれの優先度に加え、時間や工数といったボリュームを把握することで、自身の業務全体のスケジュールを明確にすることができるため、無理なく効率的にタスクをこなすことができます。

業務の効率化ができている

タスクを可視化し、優先順位を正しくつけ、適切なスケジュール進行をすることで、効率良く業務を進めることができます。

タスク管理をして業務効率化を図ることは、業務のクオリティを高めることにも繋がります。

タスク管理が上手くなるためのポイント

タスクを書き出し可視化する

タスク管理の第一歩は、自分がやるべきことを可視化することです。

まずは、自分が担当するタスクに関して、やるべきことを書き出します。

特に、複数のタスクを並行して進めていくような場合は、併せてそれぞれのタスクのスケジュールやボリューム、そのタスクをこなすために必要な時間も書き出します。そうすると、スケジュールを守るためにはどのタスクからこなしていくべきか、優先順位もつけ安くなり、タスクの見落としもなくなります。

正しいスケジューリングを行う

与えられたタスクに対してスケジューリングを行う際、不測の事態が発生することも想定し、余裕のあるスケジュールを組むことが大切です。

業務においては、トラブルなど不測の事態が発生し、スケジュールに遅れが生じることも少なくありません。そうした不測の事態発生とその対処時間を織り込んだスケジューリングを心掛けることで、タスク管理が上手にできます。こうしたスケジュール策定では、スケジュール管理ツールなどのビジネスツールを用いると、視覚的に把握しやすいスケジュールを作成することができます。