話が上手くなる必須スキル「要約力」とは？要約力の鍛え方４選　

こんなお悩みありませんか？

こんな人は。「要約力」が不足しているかもしれません。

この要約力がないと、的確に簡潔い伝えることができず、日常生活だけでなくビジネス面でも伝えたいことが伝わらず不利に…

今回のこの記事では、説明ベタのための「要約力」の鍛え方をご紹介します！

「要約力」とは？

要約力とは、情報の中から重要な「本質」の部分だけをすばやく掴み、簡潔にまとめる力のこと。AIの発達により要約力が軽視されがちですが、AIに指示を出す人間が物事の本質を理解していなければ結果は出ません。また、実際の営業や試験の場面でAIを使えるわけではないので、AIに頼らない要約力を身につけることは大事です。

「要約力」があるメリット

要約力のメリットは以下の２つです。

印象が良くなる

即座に要点をつかみ頭の中でまとめて、求められていることを的確に返答できれば「頭の回転が早い」などの好印象を持たれやすくなります。

仕事のミスが減る

相手との認識のズレが減るので、認識違いや勘違いによる仕事のミスが減り、
コミュニケーションコストを大幅に削減できます！

会話がスムーズになる

相手にとって重要なことだけを適切に伝えることができるため、自分の考えや意見も明確に伝えられ、会話がスムーズになります。

特にビジネスでは、この要約力がかなり重要！

「要約力」がないことのデメリット

要約力にはメリットがある一方で、要約力がないとどんなデメリットがあるのでしょうか？

コミュニケーションが上手くいかない

要約力がないと話が長くなるため、相手は情報過多に陥り、混乱してしまいます。また、話の本題がわかりにくくなるので「伝えたいことが伝わらない」「話の意図を誤解される」という事態を招きやすく、相手とのコミュニケーションが難しくなります。

印象が悪くなる

要約力が身に付いていないと相手の話を理解するにも時間がかかり「頭の回転が遅い」「話が伝わらない」と思われてしまうこともあり得ます。要約力ひとつでその人の印象が大きく変わってくるのです。

うまく要約できる４つのコツ

うまく要約できるようになるには、まずコツをつかむことが重要。相手に説明するうえで効率的に要約するコツ・ポイントを紹介します。

話の着地点をはっきりさせる

相手に説明する際は、自分の頭の中で話の着地点を明確にしておくことが大切。「結局何を伝えたいのか」という結論がはっきりしていないと「本質」部分が見えにくくなります。

自分が着地点を理解していないと内容がブレやすく、ムダに長々と話してしまい、まとまりのない印象を与えてしまいます。

曖昧な表現をしない

「多分○○です」「○○だと思うのですが」といった曖昧な表現は使わないようにしましょう。内容がぼやけ、結局何を伝えたいのかわからなくなってしまいます。

不確かなことを伝える際は、「これはまだ不確定なのですが」など前置きすると、要点と区別しやすくなります。

ひとつの文章は短くする

ものごとを伝える際の文章は、一文一文が短いほうが伝わりやすいです。「○○になったのは△△が理由ですが、××にすると△△になることがないため、○○の問題は解消されます。」といったような文章は一文に入っている要素が多く、相手も理解に時間がかかります。

「〇〇になった理由は△△です。××にすれば△△にはなりません。そのため、○○の問題は解消されます。」といったように、文を短く区切るだけでも要点を掴みやすくなります。

5W1Hを意識する

文章を短くまとめる際に意識したいのが、5W1H（いつ、どこで、だれが、何を、なぜ、どのように）。

一文一文を短くまとめるときは、この5W１Hを意識するとまとめやすくなります。要約力がなく説明下手といわれる人の中にはこの5W1Hができておらず、主語がない説明をしてしまうケースが多くあります。

主語がないと、聞き手はそもそも何の話をされているのかすらわかりません。

独学でできる要約力の鍛え方

自分でできる学習方法、トレーニング方法を紹介します。

メモを取る習慣をつける

メモを取ることは要約を行うことと同じです。
聞いたり、見たりしたことをメモする際、一言一句そのまま書き留める人は少ないでしょう。情報の整理を行い、優先順位をつけながら、重要な部分はどこかを考え、抜き出し、メモを取っています。
そのため、メモを取る習慣を身につけるだけで要約力や集中力も鍛える機会が増えるのです。
自分が見返しやすいように整理できれば、メモは手書きでもパソコンでも問題ありません◎

書籍を使った要約トレーニング

要約力を鍛えるのに効果的なのが要約文の作成。まずは読んだ書籍の内容を要約して短い文章にまとめてみましょう。本に限らず、新聞や雑誌、インターネットサイトの記事でも構いません。この要約文作成をさまざまな記事や本で実践していくことで、5W1Hの抜き出し方や、簡潔にわかりやすく伝える方法が身に付いていきます。

5W1Hを意識して文章を読むことは読解力向上にも有効です。読解力は、プレゼン資料などビジネス資料を読む際には必須。要約力とともに高めたいビジネススキルのひとつです。

アプリやツールを使って要約を学ぶ

上記で書籍の要約について触れましたが、実際に「本の要約アプリ」というものが提供されています。アプリでは、プロが作成した書籍の要約文が閲覧可能。また、日本語の文章を要約してくれる要約ツールというものもあります。このようなアプリやツールで要約文を見ることも参考になるでしょう。

要約を自分の言葉で話してみる

要約を文章にするだけでなく、言葉で誰かに伝えてみるのもよいトレーニングになります。誰かに話すには、その場で文章をまとめなければなりません。このトレーニングを繰り返すことで、おのずと、頭の中ですばやく要点をまとめる力がついていきます。臨機応変に強くなり、ビジネスにも役立ちますよ！

まとめ：要約力を鍛えてコミュニケーション力をUPしよう！